Assinaturas electrónicas: o que são e como podem ajudar as empresas?

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As assinaturas electrónicas são uma forma rápida e segura de se assinar documentos, poupando assim tempo e gerando mais produtividade para as empresas. Confira agora como elas funcionam!

Assinaturas electrónicas : você sabe o que são? Para manter a organização das empresas e assegurar de que os envolvidos estão consentindo com o que diz o documento, muitas papeladas são assinadas diariamente.

Há um tempo esse processo era feito com papel e caneta, mas com ajuda da tecnologia, os documentos podem ter assinaturas electrónicas .

As assinaturas electrónicas oferecem diversos benefícios, tanto para as empresas quanto para quem assina, pois ela reduz os riscos de fraudes e diminui o tempo gasto assinando os documentos. Quer saber mais sobre esse método? Então, acompanhe o artigo até o final! Boa leitura.

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O que é assinatura electrónicas ?

A assinatura electrónica é um procedimento que permite com documentos que, antes necessitavam da presença física das pessoas envolvidas em sua elaboração para serem assinados à caneta, agora podem ser rubricados com algum tipo de gadget que capture movimentos das mãos, como um mouse, caneta touch e/ou tela sensível ao toque.

Para realizar esse processo é necessário estar conectado a internet, por meio do telefone ou computador que será usado na assinatura.

Com essa tecnologia não há mais a necessidade de sair de casa para assinar dos documentos pendentes, você pode receber o link de assinatura, assinando-o de forma totalmente digital. Essa é a essência da assinatura eletrônica.

Tem validade jurídica?

Uma das preocupações dos usuários é se a assinatura electrónica terá validade jurídica, e a resposta é sim, pois de acordo com o n.º 1 do art.º 28 da Lei n.º 23/11, de 20 de Junho – Das comunicações electrónicas e dos Serviços da Sociedade da Informação, tanto os documentos assinados fisicamente quanto os digitais são válidos e possuem o mesmo valor legal.

Dessa forma, contratos podem ser assinados e transacções concluídas com a utilização da assinatura electrónica.

Como funciona?

Para garantir a segurança de quem está assinando e de quem vai receber o documento assinado é feita a criptografia do documento.

Ou seja, é criado uma pasta com o contrato, assinaturas e o certificado digital de que foi assinado e tudo isso é criptografado, para que só quem tenha a chave de acesso possa ver. Ao usar uma plataforma para a assinatura digital, alguns passos devem ser seguidos:

  • O signatário coloca o documento que precisa ser assinado na plataforma de assinatura;
  • O programa irá fazer a criptografia do documento;
  • É gerado digitalmente uma pasta com o documento, assinatura e certificado do assinante;
  • A pessoa que recebe o contrata confirma a autenticidade;
  • O programa analisa se está tudo ok ou se o documento será rejeitado.

Tipos de assinaturas electrónicas

Dependendo do uso da assinatura electrónica será necessário mais garantias, aumentando dessa forma a segurança do documento. Actualmente existem três tipos de assinaturas electrónicas que são mais conhecidas, elas são:

Simples

Esse tipo de assinatura é mais usado em transacções com menor carga de responsabilidade, como agendamentos de consultas médicas.

A assinatura electrónica simples não disponibiliza a identificação de quem assinou de forma precisa. Ela é utilizada com a identificação de dados electrónicos, como senhas e localização.

Avançada

Esse é o nível intermediário de segurança, e é usado quando é preciso de uma identidade para quem está assinando. Frequentemente usado em organizações como os bancos, actualização de cadastros, acesso a documentos, direitos autorais, entre outros.

Qualificada

É o tipo de assinatura electrónica mais segura que existe. Geralmente é usada na emissão de notas fiscais, acordo de bens e/ou serviços, e no fechamento de transferências.  

Benefício para as empresas

Como mencionando anteriormente, ao adoptar a assinatura electrónica nos seus processos, as empresas terão diversos benefícios, como a praticabilidade na hora de organizar a documentação, além disso:

  • Diminuição da produção de lixo;
  • Aceleração do tempo utilizado para a assinatura de documentos;
  • Redução dos riscos de fraudes, além de segurança na protecção de dados;
  • Permite que a empresa tenha funcionários em várias partes do mundo assinando os documentos;
  • Minimização de gastos com papéis, cartuchos para impressão e custo com envio de encomendas;
  • Aumento da produtividade, pois haverá uma optimização dos processos e do tempo gasto nessa tarefa.

A assinatura electrónica também pode ser usada em diversas situações como emissão de notas fiscais, assinatura de contratos de trabalho (como demissões ou contratações), contratos com fornecedores e/ou clientes, prontuários/atestados médicos, declarações, entre outros.

As assinaturas electrónicas são óptimas opções para as empresas, trazendo diversos benefícios como sustentabilidade, agilidade, segurança, entre outros. Além disso, pode ser usada em diversas situações, como contratos de negócios, atestados médicos e declarações.

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