Com uma visão clara de impulsionar a evolução e proporcionar valor aos clientes, as empresas devem desenvolver uma estratégia de transformação digital abrangente. A estratégia deve primeiramente incluir a adoção de soluções tecnológicas avançadas, a implementação de processos ágeis e a capacitação da equipa para lidar com as mudanças e desafios decorrentes dessa transformação.
A estratégia de transformação digital também deve incluir a Gestão de Processos como um componente essencial e fundamental para uma organização. A Gestão de Processos é uma peça fundamental para o bom desempenho de uma organização e reflete a sua organização interna. A existência de grandes volumes de informações, tanto provenientes do exterior quanto internos, de sistemas que não falam entre si, pode levar a perda de documentos e informações, dificultar a sua localização (tanto em termos de acesso à informação quanto à sua localização física) e causar impactos na produtividade da própria organização. Além disso, torna-se mais difícil aceder rapidamente às informações e controlar os fluxos de informação.
A Gestão de Processos é o que permite as organizações gerirem todas as informações não estruturadas, como documentos e outros conteúdos, sendo um fator decisivo para os negócios. Esta abordagem implementa os seguintes conceitos:
- Desmaterialização: envolve a digitalização de documentos em formato papel, transformando-os em documentos eletrónicos, assim como a informação vinda por e-mail ou outros meios digitais, sendo classificados e disponibilizados de acordo com critérios específicos.
- Integração e aproveitamento de outros sistemas: permite a gestão unificada
da informação e conteúdos existentes na organização, tais como sistemas de gestão do núcleo de correio eletrónico ou sistemas de arquivo. - Normalização de documentos: estabelece métodos de classificação e identificação para todos os tipos de documentos existentes na instituição.
- Normalização de processos: garante que os mesmos procedimentos são utilizados em todos os casos.
- Indexação: envolve a catalogação e classificação de documentos eletrónicos, equivalente ao processo de arquivo físico, mas tirando partido das vantagens dos sistemas de informação, permitindo a gestão integrada de arquivos físicos e eletrónicos.
- Arquivamento de documentos: resulta no aumento da produtividade no encaminhamento e gestão da pesquisa de documentos, na redução dos custos de cópias físicas e na redução das necessidades de espaço para arquivo.
- Fluxo de trabalho: define os diferentes estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição, circulação ou arquivo
- Pesquisa: é conseguida através da implementação de um mecanismo de pesquisa capaz de procurar o conteúdo de qualquer documento ou os seus atributos, permitindo a sua localização e disponibilização imediata quando necessário, em qualquer lugar.
- Redução de Custos: ocorre através do aumento de produtividade na pesquisa, encaminhamento e gestão de documentos, redução de custos de cópias físicas e redução de espaço necessário para arquivo.
- Relatórios e métricas: são essenciais para analisar a produtividade e a rentabilidade de uma organização, fornecendo informações baseadas em dados para tomar decisões estratégicas, identificar áreas de melhoria e maximizar o desempenho financeiro.
- Segurança da informação: A segurança da informação é uma prioridade. Com políticas rigorosas, encriptação avançada, monitorização e auditoria contínuas, garantimos a confidencialidade e a proteção dos dados em todos os processos envolvidos.
Esta abordagem de Gestão de Processos ajudou a reforçar a transformação digital de muitas empresas, proporcionando maior eficiência, controlo e acesso à informação, ao mesmo tempo que reduziu os custos operacionais. A jornada de transformação digital destaca como as empresas podem evoluir e prosperar num cenário empresarial em constante mudança.
