As plataformas de reunião tornaram-se muito populares devido à pandemia do coronavírus. Em 2023, será impossível imaginar um negócio sem estas aplicações, especialmente agora que o trabalho híbrido tornou-se a norma para muitos sectores. No entanto, existem bastantes fornecedores com funcionalidades de videochamada e colaboração, mas o que é que cada plataforma tem para oferecer? Mais concretamente: que situação empresarial se adequa a que aplicação?

Todas as aplicações abaixo permitem obviamente a realização de videochamadas e reuniões em linha. No entanto, existem muitas diferenças no que diz respeito à interface, facilidade de utilização, funcionalidade e modelo de preços. Listamos as características abaixo.

Microsoft Teams

Neste momento, os utilizadores do Windows já estão familiarizados com o Teams, que vem incluído no Windows 11 para utilização privada. No entanto, também está incluído no Microsoft 365 para empresas com mais opções, o que os rivais no mercado dizem que leva a uma vantagem competitiva injusta. Por outro lado, isso significa que as empresas podem chegar lá facilmente.

Interface e facilidade de utilização

Com o lançamento do novo Teams, popularmente designado por Teams 2.0, a plataforma mudou significativamente. A interface antiga desapareceu, em favor de um estilo Windows 11 completo com a “translucidez Mica” que a distingue visualmente do seu antecessor. Em suma, o Teams é muito menos púrpura e muito mais Windows 11. A integração com o Windows 11 e o Office 365 garante uma grande interoperabilidade.

A sincronização de calendários é fácil, assim como as notificações de reuniões do Teams que aparecem no Outlook. Além disso, a Microsoft reviu totalmente o código por detrás da plataforma, o que resulta num funcionamento muito mais rápido do que anteriormente. Por fim, o início de sessão é muito mais simples, uma vez que o ecossistema do Microsoft 365 já trata disso. Outra coisa que é muito útil durante uma conversa é o cancelamento de ruído que efetua em segundo plano.

Funcionalidades

O nível de funcionalidade é bastante diferente entre a versão gratuita e a versão Premium, que custa 8,40 euros por mês. Pelo menos a versão normal já oferece Multi-Contas Multi-Tenant (MTMA), permitindo-lhe manter contas privadas e de trabalho num único dispositivo. Também introduziu recentemente o Teams Payments para gerir os pagamentos. Além disso, o Teams suporta chamadas de vídeo e chats normais, como é óbvio. No entanto, o Teams Premium tem muito mais funcionalidades únicas. A assistência de IA através de notas geradas, “destaques” personalizados e transcrições em direto são boas mais-valias se passar muito tempo em reuniões online.

Google Meet

Tal como a Microsoft, a Google quer que o utilizador trabalhe o mais possível no ecossistema Google. Antes falávamos do Hangouts e do G Suite, mas o Google Meet existe agora no âmbito da oferta do Google Workspace. O Google Workspace é o novo nome do G Suite e o Hangouts é outra forma rebatizada de Google Meet.

Interface e facilidade de utilização

Por predefinição, o Google Meet reside num navegador Web. Claramente, o Meet está configurado para conversas mais pequenas por defeito: só recentemente é que aumentou o número máximo de utilizadores visíveis no modo “mosaico” de quatro para 16. Tal como acontece com a Microsoft, a suite Google está configurada para se integrar perfeitamente entre si.

O Google Calendar liga-se ao Meet, tal como as outras aplicações do Workspace. A partilha de ecrã é uma vantagem, uma vez que oferece a opção única de mostrar apenas parte do ecrã. Isto garante uma maior privacidade para um utilizador observador e torna claro para os outros utilizadores do Meet o que está em causa numa reunião. Também são suportadas legendas em tempo real, que podem ser activadas com um único clique.

Funcionalidades

Os utilizadores podem participar numa videochamada através de correio electrónico, de uma ligação partilhada ou de um convite do Calendário, e existe a opção de marcação. Além disso, é possível transmitir conteúdo de vídeo para um máximo de 100 000 espectadores num único domínio. Existe também a possibilidade de gravar chamadas e guardá-las directamente no Google Drive.

Cisco Webex

Um dos veteranos na área da colaboração é o Webex, que viu a luz do dia em 1995 e foi comprado pela Cisco em 2007. A ponta de lança desta plataforma é a segurança. Por este motivo, não é de estranhar que o governo central e a UE, por exemplo, realizem reuniões digitais no Webex. Esta plataforma é composta por vários componentes, sendo o Webex Meetings especificamente destinado a videochamadas.

É também de salientar que o Webex pode ser utilizado através de uma aplicação de ambiente de trabalho ou de uma aplicação Web. A aplicação Web tem a mesma funcionalidade que a versão para computador, com excepção de duas características importantes: a versão Web não suporta encriptação de ponta a ponta e não suporta VoiP (Voice-over-IP). De resto, as duas versões são praticamente iguais.

Interface e facilidade de utilização

A utilização do Webex Meetings é intuitiva. A interface é semelhante à de outros serviços de permanência, mas antes de iniciar uma chamada, existe um painel de controlo claro. Nesse painel, pode escolher entre Iniciar reunião, Planear reunião ou Participar em reunião; estes botões falam por si. No lado direito, pode ver as reuniões agendadas, se existirem, e os ficheiros visualizados recentemente.

Ao planear uma reunião, podem ser definidas características padrão como a hora, a data e a duração da reunião, e podem ser convidadas as pessoas necessárias. Além disso, podem ser adicionados itens à agenda, bem como uma palavra-passe para a reunião. Além disso, tal como noutros serviços, é possível escolher os dispositivos de áudio pretendidos, mas estas definições são um pouco mais fáceis de encontrar no Webex do que no Microsoft Teams, por exemplo.

Funcionalidades

O Webex está amplamente integrado com outros produtos Cisco, incluindo ferramentas e hardware. Também dispõe de gravação na nuvem, transcrições em tempo real e salas de descanso, algo que nem todos os serviços de videochamadas oferecem. Não pode ser deixado para trás no que diz respeito à IA, razão pela qual começou recentemente a oferecer resumos automáticos das reuniões. Qualquer participante da videochamada pode utilizá-los, ao contrário das restrições impostas pelo Zoom.

Zoom

Talvez tenhamos guardado o nome mais conhecido para o fim. Qualquer pessoa que falasse de reuniões digitais durante a pandemia do coronavírus mencionava rapidamente “Zoom”, mesmo que a chamada nem sequer tivesse tido lugar no Zoom. Capturou assim o chamado “zeitgeist” de 2020 em particular. No entanto, logo ficou claro que havia trabalho a ser feito em termos de privacidade e segurança. A empresa não tardou a mexer nisso, e o resultado final é que atualmente não há nada a reclamar nestas áreas.

Interface e facilidade de utilização

Participar numa chamada demora apenas alguns segundos se já tiver a aplicação instalada e dois cliques adicionais se optar pela aplicação Web. Os participantes podem ligar-se e conversar uns com os outros antes da chegada do anfitrião, se tal for permitido. O administrador também pode desligar o microfone ou a câmara de um participante em qualquer altura. O som pode ser ligado e desligado utilizando os botões no ecrã ou a partir das preferências da conta.

Os anfitriões dispõem ainda de um botão de segurança na sua barra de ferramentas durante as chamadas activas. Este botão dá aos anfitriões acesso rápido a uma série de funcionalidades, tais como bloquear a reunião, permitir uma espécie de sala de espera para novos participantes adicionais, dar aos participantes permissão para partilhar os seus ecrãs, conversar, etc.

Outro aspeto útil da interface é o facto de o administrador poder ver informações sobre a conectividade de todos os participantes na conversa. Isto permite que um anfitrião reconheça facilmente onde se localiza qualquer problema de conectividade. Como participante, pode configurar o seu ecrã para ver informações relevantes e uma caixa de conversação. Existe também a opção de definir automaticamente o Zoom para o modo de ecrã inteiro.

Funcionalidades

O Zoom também pode ser utilizado através de uma aplicação Web ou de uma versão para computador. Os utilizadores recebem um ID de reunião pessoal que pode ser utilizado para iniciar uma chamada em qualquer altura. Assim, sem muito planeamento, é possível iniciar uma reunião desta forma, mas em termos de segurança, um ID de reunião única é uma melhor opção (especialmente agora que esse ID já não é apresentada na aplicação, pelo que as pessoas não podem fazer capturas de ecrã). As chamadas também podem ser protegidas por palavra-passe.

As chamadas Zoom também podem ser associadas a calendários, incluindo o Google Calendar, iCal e Microsoft Outlook. Assim, as chamadas agendadas aparecem automaticamente no seu calendário. Além disso, os participantes podem participar por telefone, podendo os administradores escolherem os números de telefone que devem ser apresentados para cada país.

Com uma conta Pro, existe a opção de exigir que os participantes se registem para uma chamada. Isto implica o preenchimento de um pequeno inquérito antes de participarem, o que é bastante útil para webinars ou eventos online. Existe também a opção de apresentar uma espécie de área de espera se o administrador ainda não tiver começado, mas se os participantes já estiverem sentados.

Conclusão

Existem mais intervenientes do que estes cinco no mercado, mas, no que nos diz respeito, uma destas opções é recomendada em quase todos os casos de utilização. O ponto comum aos conselhos que damos é que dependem muito da carteira de aplicações que uma empresa tem. As que estão profundamente integradas nos produtos da Microsoft ou da Google estariam a privar-se de muitas funcionalidades se não escolhessem o Teams ou o Meet, respetivamente.

Além disso, as partes sensíveis à segurança com integrações Cisco beneficiam do Webex como aplicação de videochamada de eleição. O BlueJeans, por outro lado, tem a particularidade de ser uma opção simples, sem todo o tipo de integrações adicionais de que algumas partes podem não necessitar. Por último, não podemos ignorar a agilidade do Zoom, que tem uma forte integração com a Google e a Microsoft.

Se olharmos para reuniões excecionalmente ocupadas, dificilmente podemos ignorar o máximo de 1.000 participantes numa reunião do Teams. Isto pode ser útil para as grandes empresas de vez em quando, embora nos perguntemos com que frequência isso acontece. Se a segurança é, de longe, o aspeto mais importante, a Cisco oferece a solução mais óbvia com as suas próprias integrações. Claramente, há algo para todos no mercado das videochamadas.