Um grande quebra cabeça para muitas pessoas é a criação de índice para um documento. A maior parte sabe que é possível cria-lo automaticamente, mas acaba tendo problemas para configura-lo de formas a ser gerado de forma bem estruturada.

Vamos hoje mostrar como criar um índice automático em 3 passos.

O que precisamos para gerar automaticamente o índice?

Para inserirmos correctamente um índice automático, temos que garantir que o documento tenha 2 itens devidamente definidos:

1. Títulos e Subtítulos
2. Numeração.

Recomenda-se que o processo de criação do índice seja feito depois do documento estar finalizado, apesar de que o índice poderá ser actualizado a qualquer altura, muito porque os 2 itens acima indicados acabam sendo requisitos para que tudo funcione correctamente.

1. Definir e Formatar os Estilos dos Títulos e Subtítulos

Uma boa ideia é começar por mapear os títulos e subtítulos do documento. Este é dos passos mais importantes deste processo.

Para que o índice seja gerado automaticamente, é necessário que indiquemos ao Microsoft Word quais os títulos e subtítulos do documento, que são os itens que compõem o índice. Este processo é facilitado utilizando os “Estilos” já predefinidos no Word.

Estilos são formatações predefinidas. Os Estilos permitem configurar o tamanho, cor e tipo de fonte, etc. São utilizados para facilitar a formatação, de forma mais rápida, de um grupo de texto que tenha as mesmas características (fonte, tamanho, cor, etc), como por exemplo: Citações, Enfâses, Parágrafos, Títulos, etc.

Para a questão que estamos aqui a tratar, usaremos os Títulos. O Word tem predefinidos 3 tipos de Títulos:

• Titulo 1: Para indicar os Títulos
• Titulo 2: Para indicar os Subtítulos
• Titulo 3: Para indicar os Subtítulos

O processo de identificação dos títulos é simples. Basta seleccionar o titulo e em seguida ir ao separador Estilos e clicar no titulo correspondente, como mostra a imagem abaixo.

Este processo deverá ser repetido para todos os títulos “Titulo 1” e subtítulos “Titulo 2 ou 3”.

• Usar o Pincel

Esta actividade pode ser facilitada utilizando o pincel. O Pincel é uma espécie de Copy/Paste para formatação. Podemos seleccionar um titulo, clicar 2 vezes no Pincel e passar o Pincel para todos os títulos do mesmo tipo e depois repetir o processo para os subtítulos.

2. Inserir Numeração

Inserir a numeração é um procedimento simples. Basta ir a guia Inserir » Número de Página (imagem abaixo) para inserir os números. Para saber mais sobre numeração de páginas veja o nosso artigo “Numerar um ficheiro Word a partir de uma determinada página“.

3. Inserir o Índice Automático

Depois de termos os passos 1 e 2 concluídos, vem a parte mais fácil e que faz toda “magia” acontecer. Escolhemos a página que desejamos inserir o índice, vamos na guia Referências, separador Sumário, clicamos no comando Sumário e escolhemos o modelo de índice desejado e desta forma inserimos no documento o índice.

Se depois de inserir o índice tiver alterado o documento, poderá simplesmente ser actualizado. O Word permite 2 tipos de actualização do índice: O índice todo (Títulos, Subtítulos e Numeração das Páginas) e apenas a numeração das páginas.

Extra: Formatar e Modificar Estilos

O processo de criação de índice está finalizado, mas poderá dar-se o caso de não ficarmos satisfeitos com a formatação dos títulos. Como dito anteriormente, os Estilos do Word são predefinidos com alguma formatação que pode ser alterada. Se ao aplicar os títulos ao seu documento, não gostar da formatação, poderá alterar a formatação dos Títulos e o documento actualizará a formatação dos mesmos.

Para isto basta ir na guia Estilos, colocar o cursor em cima do titulo que deseja alterar a formatação, clicar no botão direito do mouse e ele mostrará várias opções incluindo modificar.

Esta opção nos permite alterar o nome do título, tipo da fonte, tamanho, alinhamento, cor, entre outras características.

OBS: Vale lembrar que poderá existir alguma diferença na linguagem ou localização das funcionalidades, dependendo da versão e idioma do office, mas em regra o procedimento é o mesmo.

Então, é uma dica útil? Tem uma forma diferente de fazer isto? Compartilhe connosco a sua experiência.

Algo que causa muitos constrangimentos quando estamos a terminar a digitalização de um documento é a parte em que temos que numerá-lo. O documento poderá ter capa, índice entre outras páginas antes da introdução, mas pode dar-se o caso de que a numeração tenha que aparecer apenas a partir da página da introdução, apesar das outras páginas contarem.

Como forma de dar a volta a este problema, algumas pessoas colocam as páginas que não devem ser numeradas em um ficheiro diferente, o que causa outros problemas como é o caso de gerar o índice automático, entre outros.

O que algumas pessoas não sabem, é que a Microsoft já disponibilizou (há um bom tempo) uma solução para pessoas que passam por esta situação.

Vamos lá a solução em apenas 3 passos:

1. Quebra de Secção

Quando terminar de digitar o seu trabalho, coloque o cursor na última linha da página que dividirá o trabalho entre numeradas e não numeradas. A seguir vá para guia Layout » Quebras » Próxima Página, conforme a imagem abaixo:

Este procedimento criará uma quebra no seu arquivo em 2 partes, que permitirá fazer configurações nos cabeçalhos e rodapés diferentes em cada uma das secções. Vale relembrar que, em regra, a numeração é colocada no rodapé e em alguns casos no cabeçalho, daí ser feita esta configuração para estes 2 itens.

2. Desvincular as páginas

Apesar de estar feita a divisão das secções, existe a necessidade de desvincular uma da outra. Para isto, dê duplo clique na parte que corresponde ao cabeçalho e/ou rodapé (isto na primeira página da segunda secção), aparecerá uma caixa com a opção marcada em amarelo “Vincular ao Anterior“. Clique nesta opção de modos a desvincular, e desta forma permitir que as alterações feitas em uma não afectem a outra. A desvinculação do cabeçalho é um procedimento separado a desvinculação do rodapé.

Se a ideia é colocar a numeração na parte de baixo da folha, então devemos fazer a desvinculação no rodapé, se for para colocar a numeração na parte de cima da folha, então a desvinculação deverá ser feita no cabeçalho.

3. Inserir a numeração

Após ser feita a quebra (passo 1) e desvinculação (passo 2) estamos então em condições para inserirmos a numeração na secção que desejarmos. Para tal, temos que posicionar o cursor numa das páginas correspondente a secção que desejamos numerar, e depois seguimos o caminho Inserir » Número de Página (imagem abaixo) para inserir os números.

Temos a opção de colocar a numeração alinhada ao Centro, Esquerda Direita, no Cabeçalho (Início da Página) ou Rodapé (Final da Página). A opção da localização da numeração, deverá jogar com a desvinculação feita no passo 2.

Extra: Formatação diferente para cada secção

Existem documentos em que algumas páginas não deverão contar, como por exemplo a capa, nestes casos podemos formatar para que a numeração comece num determinado número. Ou ainda casos em que nos é solicitado que algumas páginas estejam, por exemplo, em numeração romana.

Para tal, a divisão de secção também serve, só teremos que formatar a numeração: Inserir » Número de Página » Formatar Número de página

Temos aqui como exemplo o ficheiro que usamos para este artigo em que fizemos a divisão de secções (2 secções) para contar a partir da página “Introdução” (2ª secção) e depois alteramos para que a 1ª secção tenha numeração centralizada e em numeração romana.

Baixe aqui o ficheiro usado neste artigo: Ficheiro.docx (Office 2013)

OBS: Vale lembrar que poderá existir alguma diferença na linguagem ou localização das funcionalidades, dependendo da versão e idioma do office, mas em regra o procedimento é o mesmo.

Então, é uma dica útil? Tem uma forma diferente de fazer isto ou algum extra? Compartilhe connosco a sua experiência.